ICTシステムの選び方

近年、全国の保育園や幼稚園はだけでなく学童保育の施設でもICTシステムが広まっています。
学童保育士や学童保育指導員といった職員たちの仕事は事務作業や保護者とのやりとりなど多岐に渡り、子どもと関わる時間以外の業務が少なくありません。
そんな負担を軽減するために導入され始めたのが、ICTシステム。ICTシステムの導入は施設の運営を効率的にするだけでなく、子どもたちの安全にもつながります。
しかし数あるICTシステムの中でどれを選べば良いのか、施設運営者の皆さんにとっては悩みどころでしょう。
ここでは、ICTシステムを選ぶときに大切なポイントを5つに分けてご案内します。

ICTシステムの選び方ポイント1：目的に合っているか？

自分たちの施設では、どんな目的があってICTシステムの導入を検討しているのでしょうか？
事務作業が効率的になったり、子どもの安全性が確保できたり、保護者とのコミュニケーションが円滑になったり、さまざまな目的に沿ったシステムが存在しています。児童情報の管理や保護者とのやりとりに関する機能は、ほぼすべてのサービスに基本機能として備わっているはずです。
しかし、検討中のシステムは学童保育の運営や事務作業の助けになるでしょうか？
たとえば業務の効率化を目的にシステム導入を考えている場合、簡単な集計機能はあっても効率化につながるような機能がそろっていなければ、導入する意味はあまりないかもしれません。日々の記録や共有情報の見やすさなどもチェックする必要があるでしょう。
導入目的に合ったサービスを選ぶことが大切です。

ICTシステムの選び方ポイント2：対応端末に制限はないか？

ICTシステムはインターネットを使ったサービスです。施設にある現在のパソコンで足りるのか、それとも専用のタブレットを購入する必要があるのか、スマホアプリで対応可能か、など対応している端末についての確認は必須といえます。
サービス契約だけさっさと済ませたところで、1台のパソコンを全職員が交代で使用しなければならないようなら事務作業の効率化は難しいはず。場合によってはパソコンを買い足したり買い替えたりする必要があります。施設内のインターネット環境も併せて見直しましょう。
職員が日常基本的に使う機能はスマホでも操作できるものが理想的です。共有のパソコンを使わずともアプリで操作できれば、ちょっとした隙間時間にも事務作業が進められます。

ICTシステムの選び方ポイント3：保護者が簡単に操作できるか？

どの会社のサービスも保護者が使う機能はスマホアプリ対応となっているのが一般的ですが、保護者にとって使いづらいシステムはなかなか浸透しません。
大切なお知らせをシステムを介して送ったのに見てもらえなかったり、システム導入後もずっと電話や紙での連絡が続いたりなど、ICT化の効果が薄くなる可能性があります。
保護者の中にはスマホ操作が苦手な人もいるので、誰でも簡単に閲覧・操作できるシステムを選ぶのが良いでしょう。

ICTシステムの選び方ポイント4：導入前後のサポート対応があるか？

新たにシステムを導入すると、現場の学童保育士や学童指導員たちがそれを使いこなせるようになるまでには多少の時間はかかるものです。慣れれば多くのメリットがあることは明確だとはいえ、導入時は施設内でも勉強会を開いたり担当者を決めたり、負担もあるかもしれません。
職員たちが慣れるまでのことも考慮して、サポート対応をしてくれるサービスを選ぶのがおすすめです。導入後の端末のセットアップや操作方法の説明だけでなく、導入前のインターネット環境の整備からサポートしてくれる業者もあります。

ICTシステムの選び方ポイント5：セキュリティー面は安心できるか？

ICTシステムのほとんどに、園児や職員の個人情報を管理する機能が備わっています。そのため、セキュリティー対策は重要。保護者の中にも個人情報のセキュリティーを気にする人は少なくありません。
データ通信が暗号化されたり、登録端末のみにアクセス制限できたり、職員ごとにアクセス可能範囲が変えられたりなど、きちんとしたセキュリティー対策が取られているシステムを選びましょう。