保育園ICT化に必要な設備

以前から保育業界における人手不足は深刻な問題。保育園の事業者は保育士たちの業務負担を軽減し、長く働きやすい環境を整える必要があるでしょう。
そんな昨今、ICTシステムを使って事務作業を効率化したり勤怠管理を徹底する保育園が増えています。国からの補助金制度もあるので、現在前向きに検討しているという園も多いのではないでしょうか。
しかしICTシステムは、それだけを購入すればどの園でもスムーズに使えるというものでもありません。
保育園をICT化する際に必要となる具体的な設備についてご案内します。

ICTシステムに必要な設備・環境

■インターネット環境
ICTシステムを使うにはインターネットが必須です。
そもそもネット環境がないという園は、何より先に回線業者とプロバイダーを選んで契約しましょう。すでにネットを引いている園でも、回線速度などに問題がある場合はプランや業者を見直す必要があるかもしれません。今後も月々の料金が発生するものなので、回線速度だけでなく予算も踏まえて決定しましょう。
また、インターネットは有線ではなく無線Wi-Fiで使えるようにしておくのもポイントです。職員同士のスムーズな情報共有のために、園内のどこにいてもシステムを使えるようにしておきましょう。
なお、繁忙期は特に回線の開通や切り替えの工事は申し込んでもすぐに工事してもらえない可能性も。早目に申し込むことをおすすめします。

■電子機器
システムの操作はパソコンやタブレット、スマホといった電子機器を使って行います。そのため、それぞれある程度の台数をそろえておく必要があります。1人1台とはいかないまでも、職員たちが交代で円滑に使えるくらいの台数は欲しいところ。
特に、シフト管理や請求関係を行う園長先生や事務スタッフは文字や数字を入力する機会も多いので、タブレットよりパソコンを用意する方が効率的です。容量や設置場所などを考えて選びましょう。
一方で園児の登降園管理や職員の出退勤、園内の情報共有などにはタブレットがおすすめ。持ち運びしやすく作業時の場所も取らないうえ、バッテリー寿命も長く簡単なメモ入力などがすぐに入れられるというメリットがあります。

■設置場所
ICTシステムの導入が決まったら、事前にパソコンやタブレットの置き場所を確保しておくことをおすすめします。
タブレットは特別場所を空けなくても置けるかもしれませんが、小さな事務室に大きなデスクトップパソコンを数台搬入するような場合は、早目に場所を作っておきましょう。
また、登降園管理に打刻機やカードリーダを使う場合は、園児と保護者の動線を考えることも必要です。

ICTシステムを使う職員のケア

保育園のICT化を成功させるためには、現場の職員たちの協力も欠かせません。
保育士の業務負担を軽減される目的があるとはいえ、中にはパソコンやタブレットの操作が苦手だったり、システム移行自体に抵抗があったりする人はどの園にも少なからず存在するもの。ICT化に踏み切る理由やメリットを丁寧に説明し、早目の段階から理解を得ておきましょう。たとえば事務作業の効率化や残業の削減、書き写しや計算のミスなどがなくなることを伝えれば業務改善のイメージがしやすいはず。
また導入時に園内で勉強会や研修を行ったり、システムは導入後のサポートが手厚い会社のものを購入するなどの工夫も大切です。