前回は 便利な「利用者管理機能」 を ご紹介いたしました。
今回は「初回面談」について お伝えをさせていただきます。
弊社の一時預かりWEB予約システムは、初めて利用する際には安全などのためにも事前に面談を受けて
いただけるような 初回面談の管理機能 がついております。
アレルギー や 持病などは もちろん、保護者の方の子育てへの考え方や子どもの様子など、やはり実際に
会ってお話をしたうえで確認したいこともあると思います。
また 初めての一時預かりに泣いてしまったからと手にスティックパンを持ったまま来園した親子がいた
のですが、在園児に小麦アレルギーの子がいたため慌てて対応をしたという話も聞いたことがあります。
一時預かりとして来園する子どもたち・在園している子どもたち 両方の命をあずかるということで、
「書き忘れていた」「伝え忘れていた」…などと 何かあってからでは遅いのです！
そのため弊社のシステムでは、基本的には必ず初回面談を受けていただくという流れとなっております。
※ 兄弟児などの関係で、施設側で面談を受けたこととすることも可能です
保護者はマイページから第３希望まで日時を提出することができ、その希望を見て施設は『面談日確定』
『面談日調整依頼』の返答をすることができるようになっています。
予定が合わない場合には、再度 日程調整をお願いする自動メールを送信することができるようになって
おり、予約確定までをメールやシステム上で完結することができます。
予約確定・日時調整・面談後の利用者登録完了の連絡は、全て１クリックで自動メール配信となっており
ますので、何度も電話連絡をする手間が省け、お互いにスムーズなやりとり となります！
（保護者の方はメールでの連絡だけでなく、マイページにおいて面談確定日を確認することもできます）
前回もご案内しましたが TOPページは全体の状況が表示されるようになっているので、初回面談の予定
も一目で確認することができるようになっております。
面談可能な時間帯の案内は「施設情報管理」ページにて (月)～(日)・祝日などもそれぞれ設定することが
でき、「予約基本設定」のページでは、面談の前に予約をすることは できない・仮予約は可 を選んで
設定することもできます。
システムを導入するにあたり、今までの利用の流れを全て変えてしまうというのは職員様にとっても
保護者様にとっても不安が多いと思うので、施設ごとの利用方法や状況に合わせてに弊社のシステムを
設定してお使いいただけたらと思います。
次回は いよいよ「予約機能」について ご案内をさせていただきます。
一時預かりでお悩みの施設様、これから導入を検討されている施設様など、少しでもご興味をもって
くださいましたら、お気軽に資料請求やご連絡くださいませ。
〇資料請求はこちら
→ https://www.hoic.jp/contact/index.php?status=4
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