Hoicシステムでできること
園児台帳
保育園別に園児情報を確認することができます。また、入園年度や、保護者さまからの連絡があるものなど、様々な条件で検索することができます。園児及び保護者の情報を登録、管理することができます。また保護者への連絡帳、お知らせ、登降園情報、請求設定をこちらから簡単に確認することができ、保護者からの提出物書類も管理することができます。 また、兄妹の一括管理に対応しているため、保護者の情報を重複して入力する必要がありません。このように園児に関連する情報へ同画面で移動可能となっているため、業務の効率を大幅に短縮することができます。
児童票・成長記録
児童票では園児の「基本発達情報」と「健康・保険情報」分けて登録することができます。
成長記録では、園児の月ごとの身体測定の数値を記録することができます。入力した数値に基づいて折れ線グラフが自動生成され、身長、体重、胸囲、成、頭囲、カウプ指数別にの度合いを確認することができます。また、エクセルでの出力が可能です。
登降園管理
園児の登・降園の記録管理は、保護者さまにICカードリーダーにタッチしていただくだけ。タブレットなどでの操作が不要で、登・降園の際、急いでいる保護者さまにスムーズに記録いただけます。カードリーダーのデータは自動的にHoicの登・降園管理に送信されます。園児の登・降園情報を一覧で確認することができ、園別、園児別にエクセル、CSV形式でのダウンロードが可能です。
保育日誌
年案、月案、月案（障がい児）、週案、保育日誌、園日誌、個別発達記録、食育計画の項目に分けて園児情報と情報を連動させた各日誌を作成する事が可能です。作成した日誌は複製ができるため、書類業務の時間を大幅に削減することができます。また、各項目は園独自に書き換え、追加することが可能です。
発達記録
年齢別、月別の発達経過項目を最初に設定・登録しておくと、この項目に基づいて園児ごとの発達経過記録を残すことができます。
発達経過項目で設定したものが、個別の園児ごとの発達経過記録に年齢に合わせて表示されますので、達成度を○×△で入力します。
ページ上のプルダウンで年齢、月を変更すると過去に入力したものが表示され、成長の度合いを確認することができます。
給食日誌・検食簿
日々の給食の献立及び検食結果を記録することができます。給食日誌は複製することができ、予定食数なども該当日の登園園児情報から自動で読み込まれるため、日誌作成の時間を大幅に短縮することができます。また、作成した給食日誌の献立は検食簿に自動反映されます。検食簿には写真を任意で登録することができます。
事故・ヒヤリハット報告
園、施設内で起きた事故やヒヤリハット事案を記録することができます。記録は発生時期、種別、進捗などで検索することができ、指定の期間で集計並びに発生件数の比較を行うことができます。事故・ヒヤリハットいずれもエクセルで印刷をすることができ、スタッフ内で回覧、共有することが可能です。
保育要録
園の基本情報で登録された種別に基づき、園児毎の要録を作成することができます。園児情報や最終年度の重点、教育日数などはHoicに登録された情報に基づいて自動反映されるため、最小限の入力で要録を完成させることができるようになっています。
ブレスチェック
0歳、1歳、2歳以上の年齢別にブレスチェック表を作成することができます。お昼寝中の子どもの寝相の向きやうつぶせ寝修正を、矢印をタップするだけで簡単に記録できます。お昼寝の総時間は、矢印が登録されている時間から自動的に算出されます。また、当日の鼻水や咳などの健康情報も登録することができます。
登録されたブレスチェック表は、出力したい日を選択後、1つのファイルにまとめてエクセル形式で出力することが可能。
あとは、ダウンロードしたエクセルを全ページ印刷するだけで、監査書類としてご利用いただけます。
保育料計算
Hoicでの保育料管理機能では次の①～⑤を全てシステム内で完結します。
①月・延長保育料、個別請求の設定 ②請求内容の確認及び請求の確定 ③請求書の発行 ④入金管理 ⑤領収書の発行
全て金額は自動計算されるため、ミス、モレの無い経理業務が可能です。
確定した保育料については、園児別、クラス別などで請求書及び領収書を印刷することができます。請求のタイミングも園や施設さまに合わせて前払い・後払い・当月払いを自由に設定可能です。
また、入金管理一覧表にて保護者さまの入金状況を一覧で管理することができます。
職員台帳
園別に職員情報を確認することができます。また、雇用形態や、社員名などで検索をすることができます。 職員情報では、役職、資格、雇用区分、業務種別（企業主導型保育園のみ）などが登録でき、登録した情報に基づいてシフトにおける保育士指数が自動計算されます。 また、職員マイページへの連絡、書類管理をこちらの同画面で管理することが可能です。
シフト作成
職員、パートのシフトは専用のマイページより各自シフト希望を登録し、登録された情報は、管理画面側の職員シフト表に自動で反映されます。シフトは見やすく色分けされ、確定したシフトの印刷、勤務実績表のエクセルダウンロードにも対応しております。シフト表の日付をクリックすると、その日のシフト編集画面になります。編集画面ではその日登園する園児数、必要保育士人数に対し、現状何名不足しているかが一目でわかるようになっています。
勤怠管理
職員の出退勤の記録管理は、職員にICカードリーダーにタッチしていただくだけ。タブレットなどでの操作が不要で、カードリーダーのデータは自動的にHoicの出退勤管理に送信されます。指定した条件や、職員別に出退勤情報を一覧で確認することができ、園別、職員別にエクセル、CSV形式でのダウンロードが可能です。
職員との連絡帳
職員スタッフと施設さま側が直接コミュニケーションを取っていただける、ツリー式の連絡帳です。日々の連絡や相談ごとのやりとりにご利用いただけます。
ファイル管理
園で使用する書類を保管、管理することができます。検索条件で表示した書類は一括でダウンロードすることが可能です。 また、各書類の詳細情報には、資料の説明文を登録することができるため、使用の注意点などを記載する際などにお使いいただけます。
行事予定
園の行事を登録、管理することができます。行事は月と週表示の2種類切り替えることができ、印刷することが可能です。 また、定期的に行う行事は繰り返し予定として、一括登録することができるため、登録の手間を最小限にすることができます。登録した行事は、職員及び保護者のマイページに表示されますが、表示する内容は、管理画面で公開範囲を限定することができるようになっています。
お知らせ配信（全体）
対象の園の保護者さま全員のマイページTOP及びお知らせページに、お知らせを掲載することができます。園全体での連絡事項伝達時にご使用ください。また、お知らせ閲覧状況より、きちんと読まれているかを確認することができます。 お知らせが登録された時点で、保護者連絡用メールアドレスにマイページが更新された旨の通知メールが送信されます。
お知らせ配信（個別）
保護者側がマイページで英語もしくは中国語を使用している場合、施設が送信したメッセージは設定した言語に翻訳して表示することができ、保護者側から送信されたメッセージは日本語に翻訳して管理画面側に反映する双方向翻訳システムを導入しています。
連絡帳
保護者さまや職員スタッフと施設さま側が直接コミュニケーションを取っていただける、ツリー式の連絡帳です。日々のお子様の様子や相談ごとのやりとりにご利用いただけます。
お休み・遅刻連絡
お子さまの体調不良などで急遽お休みをする場合や、遅刻、早退などの連絡をすることができます。保護者マイページ側で送信された情報は、施設さま側の「本日の登園予定一覧」に反映され、当日当園する予定の園児と、お休みをする園児が一覧で確認することができます。また、「本日の登園予定一覧」は印刷をして園内に貼りだすことができます。
保育予約
保護者さまのマイページにて、指定した期日まで登園希望の日を入力することができます。入力された情報は園側のシフト機能に自動反映されます。初回のみ、1か月分の登録が必要になりますが、2か月目以降は前月の情報をコピーしたり、曜日別に登園パターンを登録することができるため、保護者さまの登録の手間を省くことができます。 また、複数のお子様の登園希望にも対応しているため、同画面で一括で登録することが可能です。
アンケート
園の保育サービス向上のために、施設側の管理画面でアンケートを作成し、保護者マイページにアンケートを送信することができます。 アンケートに設定できる質問は、ラジオボタン、チェックボックス、記述式、均等メモリから選択することができ、多様な質問に対応することができます。また、保護者の回答は自動集計され、概要としてグラフで確認することが可能となっています。
写真ギャラリー
園内の様子やイベントでの園児の様子などの写真をアップすることができます。1回の登録で最大10枚まで登録することができます。保護者側からは小さい写真をクリックすると、ページ上に大きく表示され、写真横の→を押すと、次に登録された写真が表示されます。
園レポート
園での活動の様子を写真とコメント入りで保護者さまのマイページにアップすることができます。こちらでは任意のテキストと（文字数制限なし）、写真を1点添付することができます。
書類管理
園に保護者さまより提出をお願いする書類などをこちらで登録、管理することができます。 こちらもお知らせ同様、閲覧状況よりきちんと確認されているかを確認することができます。
多言語対応
多様化する保育ニーズに対応するために、保護者マイページはログイン時に日本語、英語、中国語（簡体字）の3種類からお選びいただけるようになっています。日本語が母国語でない保護者さまの負担を軽減し、園側との意思疎通をスムーズにします。
