Hoicシステムからのお知らせ

2023-08-18 ICTシステムの導入を検討されている施設様へ（帳票編） ニュース
リリース

前回は、ICTシステムの導入を検討してくださっている施設様へむけて「連絡帳機能」について お伝えをさせていただきました。

今回は『帳票』について、ご案内をさせていただきます。

保育の仕事で１番大変なことを聞くと、やはり「帳票が多い」「午睡の時間だけでは書けない」などというお声は本当によく聞かれ、
苦手意識の高い先生も多いように感じます。

システムを導入することで帳票が書きやすくなるの？という思いから、登降園管理・お知らせ・連絡帳などとICTシステムを導入しても、
帳票類は紙媒体のままという施設様もいらっしゃるのですが...
業務が改善に繋がる部分が たくさんあるということを知っていただきたいと思います！

まず第１に、帳票類は間違えてしまうと訂正印が必要ですよね？
施設によっては、訂正印は３つまで ４ヶ所間違えてしまうと全て書き直しというお話なども聞いたことがあります。

書き間違いだけでなく、紙の場合には枠からはみ出してしまうことなどもあると思いますし、たくさんの文字を記入するので疲れてしまい、
途中で手や肩などをマッサージしている先生の姿もよく見かけます。

帳票をシステム化することで、これらのお悩みは簡単に解消できます。
文字の大きさや全体のバランスなどを気にせずに文章を考えたり修正したりすることができ、指の痛みも少なくなるでしょう。

２つ目のメリットといたしましては、全体的な計画→年間保育計画→月案→週案と降りていく「ねらい」などは、自動で反映されるように
なることです。

「全体的な計画から引用」というようなボタンを押すだけで、自動的に設定した ねらい が入力されるので、毎回 確認したり記入する必要
がなくなるので、時間や手間を省くことができるようになっております。

そして３つ目は、帳票作成の手助けとなる機能がたくさんあります。

定型文登録やテンプレートを利用することで時間を短縮することができるようになっておりますので、使えば使うほど文章を考えたり入力
する補助機能となっていきます。

「複製機能」もついているので、クラス数が多い施設においては統一する部分が多かったり、新しい先生は先輩の帳票などを参考・一部修正
して作成することもあると思いますので、そのような際にも便利です。

また先月の帳票や昨年度この時期は どのように作成されていたのかなど、過去の帳票も すぐに確認することができるのも助かりますよね。

４つ目は、出席状況などの自動反映です。

日誌には、在籍の人数・その日の出席および欠席などの人数が自動で反映されるようになっております。
天気・室温などは「園日誌」で入力したものが各クラスの「保育日誌」に反映されます。

また園日誌におきましては 職員はボタンで簡単に選択して入力することができるので、早・遅番の職員名など意外と記入するのが大変と
いうお声が多い部分にも対応しております。

前回「連絡帳機能」の際にも少しご紹介しましたが、登園している園児のみが表示されるようになっている「午睡チェック」なども、
システムならではのメリットと言えるでしょう。

最後に ご紹介したいのが「承認」機能についてです。
紙の場合には、園長先生や主任の先生などに提出に行って㊞をもらう、もしくは提出ボックスに入れるなどしていると思います。

しかし保育士さんはシフト制なので、なかなか確認をしてもらう時間がなかったり、㊞の押し忘れなど監査前に全てチェックすることに
なるので とても大変ですよね。

システムを使うことで、担任の先生たちは「下書き保存」をして いつでも確認・修正ができ、作成できましたら「承認申請」のボタンを
押していただくのみで完了です。

主任の先生や園長先生は「申請中」になっている帳票を確認して「承認」していただく、もしくは「差し戻し」も可能となっております。

Hoicシステムでは先生方１人１人に権限を設定することができるようになっているので、帳票の作成や編集・承認・閲覧のみなどと機能
を制限することができるようになっているので、このようなことができるのです。

『帳票』は特に システムで利用するのは難しそうというイメージを持たれがちです。
しかし、実際に利用してみると業務改善に繋がるメリットはたくさんあります！！

初めてシステムを導入する場合には ご不安もたくさんあると思いますが、弊社は導入後もしっかりと現場の先生方に寄り添ったサポート
をさせていただきますので、少しでもご興味をもってくださいましたら、お気軽に資料請求やお問い合わせくださいませ。

次回は「権限の設定」について ご案内をいたします。